定型化1｜業務マニュアルで標準化する
異動や業務の割り振りなどで、チームメンバーに仕事を引き継ぐことってけっこうありますよね？
しかし、「引き継いでも、この仕事ってどうやるんですか？」と電話やメールが来て、うまく引継ぎができていない。
そんな状況を改善したい人は、ぜひ業務マニュアルを作成することをおススメします。そうすることで、仕事の引継ぎ不備が少なくなって、ストレスなく新しい仕事に挑戦できるようになります！
業務マニュアルを作るときにコツは、以下の10コです
・一瞬で業務マニュアルの場所にアクセスできる
・読みやすいように絵や動画がついている
・文字のフォントサイズや色が変えてある
・業務マニュアルが最新版になっている
・読んでいる内容が、短文で理解しやすい
・わかりやすい表現で、というような抽象的な言葉はない
・報告書はフォーマットAを使う、というような
・必要な資料が何か明確になっている枠で囲われている
・読んでいる担当者のレベルで対応できる
ぜひ業務マニュアルを作成して、業務の平準化にチャレンジしてみてくださいね。
定型化2｜会議中に議事録を作る(テンプレート付き)
会議では、議事録を作成することがありますよね。会議が終わった後に、議事録を作成しようとしたら、会議の流れや結論を思い出せない…なんて経験があるはずです。
そして、会議の内容を思い出したり、先輩に聞いて回る、、、どんどん仕事が長引いてしまいます。
そこで、オススメなのが、会議中に、議事録を書いてしまうということです。
そのときのコツは、会議が始まる前に、議事録のフォーマットを作成しておくことです。
以下に、このまま使える議事録テンプレートを載せておきましたので、ぜひ活用してみてください。
〇〇議事録
議題：___________________
日時：___________________
出席者：___________________
議論の内容
[前提]
________________________________
[論点]
________________________________
[課題]
________________________________
結論(決定事項)
・
・
上記のように会議を章立てして、議論を箇条書きにしておくと、議事録を作成しやすくなります。
定型化3｜エクセルマクロVBAでプログラミング
エクセルマクロという言葉を聞いた事がありますか？
ルーティンのワークを自動化するツールです。エクセルを使うことができるなら、無料ですぐに始めることができます。煩わしい仕事を一瞬で片付けることができるようになります
文章で説明するのがムズカシイので、ぜひこちらの動画をご覧になってください。エクセルマクロを使えば、3日の仕事を3分で片付けることができます。
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